【Excel】とても簡単!ドロップダウンリストの作り方(テーブルの使用)

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今回は、Excelにおけるドロップダウンリストの作り方についてです。ドロップダウンリストの作り方はいくつかありますが、今回はおすすめのテーブルを使った方法を説明します。また、ドロップダウンリストの入力時メッセージやエラーメッセージについても合わせて説明します。

ドロップダウンリスト(drop-down list)

ドロップダウンリストというのは、図1のようなものです。

図1:ドロップダウンリスト
tayuyu
tayuyu

間違った内容を入力されたくないときなどに使えそうだね。

ドロップダウンリストの作り方

ドロップダウンリストの作り方はいくつかありますが、今回はおすすめのテーブルを使った方法を説明します。

tayuyu
tayuyu

テーブルに変換しておくことで、ドロップダウンリストの内容の変更(追加や削除)がしやすくなるよ。

ドロップダウンリストのソースとなるデータの作成

はじめに、ドロップリストのソース(元の値)となるデータを作成します。ドロップリストのソースとなるデータとは、図1の場合でいうと、ピッチャー、キャッチャー、ファースト、セカンド、…となっているデータのことです。

今回は、例として、図1と同じドロップダウンリストを作成することにしましょう。表のように、A1セルからA10セルまで入力しました。A1セルは、見出し行としました。

A
1ポジション
2ピッチャー
3キャッチャー
4ファースト
5セカンド
6サード
7ショート
8レフト
9センター
10ライト
表1:リストのソースとなるデータ

ドロップダウンリストのソースは、今回の例(表1)のように単一の列を使用しましたが、表2のように単一の行でも使用することができます。

ABC
1先発中継ぎ抑え
表2:リストのソースとなるデータ(単一の行)

ドロップダウンリストのソースは、単一の列または行が設定できます。

リストのソースとなるデータをテーブルに変換

次に、A1セルからA10セルの範囲を下記の手順でテーブルに変換します。

  1. テーブルに変換するA1セルからA10セルの範囲を選択します。
  2. 「ホーム」タブの「スタイル」グループの「テーブルとして書式設定」をクリックします。(図2)
  3. 好みのデザインを選択します。(今回は、図2の赤枠のデザインを使用しました。)
図2:テーブルとして書式設定(デザインの選択)
  1. 今回は、選択範囲の1行目が見出し行のため、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れます。(図3)
図3:テーブルとして書式設定(テーブル範囲の選択)
  1. 「OK」ボタンを押すと、図4のように、範囲がテーブルに変換されます。
図4:テーブル変換後
tayuyu
tayuyu

Excel初心者の方は、テーブルという機能があるということも合わせて覚えておこう!

テーブルは、とても、とても便利!例えば、図4のように、1行交互に背景色を付けれたり…。

テーブルの記事を書きました。よろしければご覧ください。

データの入力規則

  1. ドロップダウンリストを作成したいセル(または範囲)を選択します。
  2. 「データ」タブの「データツール」グループの「データの入力規則」をクリックし、「データの入力規則」をクリックします。(図5)
図5:データの入力規則
  1. データの入力規則の画面が出てくるので、「設定」タブの「入力値の種類」を「リスト」(図6赤枠)にします。
  2. 「元の値」には、ドロップダウンリストのソースとなる値を設定します。図6の青枠のように入力または選択してください。今回は、リストにしたい内容がA2セルからA10セルの範囲のため、「=$A$2:$A$10」とします。
図6:データの入力規則(設定)

今回は、絶対参照ということで、「=$A$2:$A$10」となっています。もし、相対参照にしたい場合は、「=A2:A10」のように、状況に合わせて使用することもできます。

相対参照や絶対参照、「$」の意味などについては、下記の記事をご覧ください。

  1. 「OK」ボタンをクリックすると、ドロップダウンリストが作成されます。
tayuyu
tayuyu

テーブルを使用せずに、図6の青枠の「元の値」に直接「ピッチャー,キャッチャー,ファースト」のように区切り文字を用いて入力することも可能だよ。状況によって使い分けよう。

ドロップダウンリストの追加・削除

ドロップダウンリストの内容を変更(追加・削除)したい場合は、テーブルの内容を変更します。テーブルの内容が変更されることで、自動的にドロップダウンリストの内容も変更されます。

図7の赤丸部分をドラッグして、テーブルの範囲を変更できます。

図7

また、図8のように右クリックからテーブルの行や列の挿入、図9のようにテーブルの行や列の削除を行うこともできます。

図8:テーブル(行・列の挿入)
図9:テーブル(行・列の削除)

入力時メッセージの設定

図10のように、セルの選択時にメッセージを表示することもできます。

図10:入力時メッセージ

データの入力規則の画面で、「入力時メッセージ」タブを選択します。図10のように入力すると、図11のような表示となります。

図11:データの入力規則(入力時メッセージ)

エラーメッセージの設定

図12のように、無効なデータが入力された場合にエラーメッセージを表示することもできます。

図12:エラーメッセージ

データの入力規則の画面で、「エラーメッセージ」タブを選択します。図13のように入力すると、無効なデータが入力された場合に図12のような表示となります。

図13:データの入力規則(エラーメッセージ)

なお、エラーのスタイルは、「停止」、「注意」、「情報」の3種類から選ぶことができます。

図14:エラーのスタイル

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